パソコン、スマホ、タブレットなど複数の端末でメールを同期する方法はないか調べてみました。 メールを利用している状況に応じてメールの運用方法が大きく異なりますが、現時点において考えられる最適な方法をご紹介します。

  1. メールの転送
  2. IMAPで受信
  3. Gmailでアカウントを設定
  4. Gmail Exchange などのクラウドメール
  5. webメール
  6. ノートパソコンを持ち歩く
  7. 最後に

1.メールを転送する

メールを受信してスマホのアドレスやGmailに転送する方法です。 PCとスマホで完全に同期を取れているわけではないんですが、一番手軽に設定できてシンプルに運用できます。また多くの方がこの方法で運用されています。

設定方法が簡単で、レンタルサーバーの設定でスマホのアドレスかGmailのアドレスに転送するだけです。 メールをGmailに転送しておくとメールのデータをずっと残しておいてくれるので安心です。またデータをサーバー上に保存しているので、スマホの容量が増えることはありません。 PCのメールソフトでメールを管理し、スマホでは新着メールを確認するものとして使えば、この方法が最適ではないでしょうか。

2. IMAPで受信

メールソフトにIMAPの設定をすることで、複数の端末で受信の同期が可能になります。
ただ、送信はSMTPを使うので送信メールは同期されるわけではありません。同期する場合は送信時に自分宛てにCCで送りましょう。

また、IMAPを使う場合はご利用しているレンタルサーバーの容量が十分にあるかがポイントになってきます。
1人でIMAPを使う場合10GBぐらいで充分ですが、例えば20人の会社であれば200GBも必要となります。WEBサイトのデータもあるのでかなり大容量のメールサーバーが必要になってきますし、より高機能なのサーバーが必要になり、サーバー費用も高くなることを理解しなければなりません。

3.Gmailでアカウントを設定

Gmailへ転送するのではなく、Gmailにメールアカウントを設定することでメールを送受信できます。 Gmail アプリにメール アカウントを追加する

この方法だとすべてがGmailで完結するので、完全に同期します。
ちなみに私は、この方法でメールを同期しています。

ただ、Gmailが使いにくいと感じている人には難しいかもしれません…。

4.GSuite、Exchangeなどのクラウドメール

GoogleのGSuiteやマイクロソフトのExchangeを使うと、独自ドメインを使ってメールの同期ができます。
GSuiteも Exchangeも毎月500円程度です。1人で使うならそれほど費用がかかるわけでもありません。

ただ、会社用に使うのに1人だけ使うのは設定上できないので、会社全体で移行する必要があります。
そうなると、毎月500円×人数分となると、結構な金額になってきます。

利用する企業がメールの重要性、安全性、利便性理解していればGSuite、Exchangeに移行するということもありえますが、なかなか難しいのではないでしょうか。

5.webメール

レンタルサーバの提供しているウェブメールを使うと、追加の設定をすることなくメールの送受信の同期できます。
ただしwebメールはブラウザブラウザ上でしか使えないので通常のメール送信比べると操作性が良くありません。

またスマホなど電波状況が悪い地下鉄や建物公害などはインターネットに繋がらないと、メールを一切見ることができません。
通常のメールソフトならメールを受信していれば、オフラインでもメールを見ることができますが、webメールはインターネットに接続されてないと見ることができません。

またメールを受信した際の通知が来ないので困る方もいると思います。

6.ノートパソコンを持ち歩く

物理的に、メールを1つのパソコンで管理します。他の設定は必要ありません。 スマホだと入力しづらい、見にくいというのも解消されます。

7.最後に

メールを同期する方法は、いろんな方法がありますが、何を重視するかによって大きく選択肢が変わってきます。

個人利用の場合、もしくはお金をかけたくない場合なら、

  • メールを転送する
  • Gmailでアカウントを設定
  • webメール
  • ノートパソコンを持ち歩く
  • IMAPで受信

ビジネス利用として操作性を重視したいなら

  • GSuite、Exchangeなどのクラウドメール

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